Penerapan Sort & Filter pada Excel, Cara membuat grafik dan Bagaimana langkah Mengimport dan export file pada Excel?

1.      Penggunaan Sort & Filter pada Ms. Excel 2010

a.      Filter

Filter digunakan untuk menyaring beberapa data yang ingin disembunyikan tanpa menghapusnya, sehingga kita dapat fokus melihat data yang dibutuhkan.

Cara menggunakan filter pada Ms.Excel 2010 :

Gambar 1. Langkah penggunaan filter pada Ms.Excel 2010

1)       Pilih cell atau cell range yang ingin di filter

2)       Pilih dan klik Short & Filter, lalu pilih Filter.

3)       Maka pada bagian atas Cell Range akan muncul tanda panah kebawah untuk megatur filter.

4)       Beri tanda centang pada data yang ditampilkan , misal pada contoh Gambar.1 ingin menampilkan siswa yang LULUS.

5)       Setelah dicentang, jangan lupa untuk klik OK. Maka data otomatis akan menampilkan hanya siswa yang lulus saja. Seperti yang terlihat pada gambar 2 dibawah ini.

Gambar 2. Tampilan data setelah difilter

a.      Sort

Sorter pada Ms. Excel digunakan untuk mengurutkan / mensortir data baik secara Ascending maupun Descending.

Cara menggunakan fitur short yaitu :

1.       Pilih data yang ingin disortir

2.       Lalu pilih dan klik sort & filter

3.       Pilih dan klik , jika ingin mengurutkan data dari yang terkecil ke yang terbesar. Atau sebaliknya pilih dan klik,  jika ingin mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil.

2.      Macam-macam bentuk Grafik pada Ms.Excel 2010 dan cara pembuatannya

a.      Macam-macam bentuk grafik 

Gambar 4. Macam-macam bentuk grafik

Macam-macam bentuk grafik, antara lain :

1)       Column chart (Digram Batang)

Diagram ini berbentuk batangan yang digunakan untuk menggambarkan perbandingan dari beberapa item

2)       Line chart (Diagram garis) cocok untuk menampilkan tren data

3)       Pie chart (Diagram lingkaran) yang digunakan untuk menampilkan persentase

4)       Bar chart (Diagram kolom).

5)       Area, cocok untuk menggambarkan hubungan kecepatan dan waktu ataupun untuk menggambarkan perpindahan

6)       XY, untuk menggambarkan tegangan arus kuat.

7)       Stock chart, untuk menggambarkan fluktuasi harga stok.

8)       Surface

9)       Doughnut

10)   Bubble

11)   Radar

b.      Cara membuat grafik

1)      Pilih dan blok data yang ingin digambarkan grafiknya

2)      Klik insert, lalu pilih chart> pilih tipe chart yang diinginkan

Gambar 5. Klik Insert chart untuk mengubah data excel menjadi grafik

 

3)      Lalu klik Ok, maka grafik akan muncul.

Gambar 6. Tampilan Hasil Grafik yang dibuat pada Excel

4)      Beri judul grafik pada Chart title, atur penamaan pada Axis X dan Y nya.

Untuk fitur lebih lengkapnya, Anda dapat mengklik chart tools.

                 Gambar 7. Penggunaan fitur chart tools untuk mengatur style dan layout chart

 

5)      Untuk mengubah layout chart , Anda dapat memilih layout yang diinginkan pada chart Layout

Begitupula style yang diinginkan dapat dipilih pada Chart Style.

3.      Cara Import & Export file pada Excel

a.       Export file pada excel

Artinya yaitu mengubah file dari Excel menjadi type bentuk file yang lain. Misal dapat bentuk PDF, JPG dll.

Berikut contoh langkah mengekspor file dari Excel menjadi bentuk PDF :

1)      Buka lembar kerja excel yang ingin diubah menjadi bentuk PDF

2)      Lalu klik File > Pilih Save As

Gambar 8. Mengeksport file pada Ms.Excel 2010 menggunakan Save As

3)      Maka akan muncul kotak seperti dibawah ini.

Gambar 9. Mengeksport file menjadi bentuk PDF

4)      Lalu pilih Save , maka file excel pun secara otomatis akan berubah menjadi PDF

b.       Import file pada Excel

Mengimport file yaitu merubah file dalam bentuk lain menjadi bentuk excel, adapun pilihan file yang dapat dirubah kedalam bentuk excel antara lain : File dari Ms. Acces, file dari Web,file dari Teks tau notes dan file dari sumber lainnya, seperti pilihan yang terlihat pada gambar dibawah ini.

 

Gambar 10. Pilihan aneka sumber data yang dapat di Import kedalam file Excel

Sebagai contoh misalnya, ingin merubah file CSV menjadi bentuk Excel. Langkah yang harus ditempuh adalah sebagai berikut :

1)      Buka lembar kerja excel, lalu klik data dan pilih From Text (untuk memasukkan file CSV yang akan kita import nanti).

Gambar 11. Langkah mengimpor file CSV menjadi bentuk Excel

2)      Cari file CSV yang ingin di import lalu klik , Open.

3)      Tunggu hingga muncul teks import wizard, Pilih Delimited lalu klik Next>

4)      Atur data, dengan memberi Tab and Comma sesuai kebutuhan data dan jangan lupa klik Next>

5)    Terakhir, atur format data pada kolom hingga terlihat rapi, setelah itu klik Finish. Maka data CSV telah berhasil terimport menjadi excel. Selamatttt!!!

 

 

Materi Dasar Ms.Excel 2010 Tahap Lanjut (Cell, Cell Range, Fungsi/Formula)

1.      Definisi Cell dan Cell Range

Gambar 1. Tampilan Cell

Cell merupakan pertemuan antara baris dan kolom. Dapat dilihat pada gambar 1. Cell C5, berarti pertemuan antara baris 5 dan kolom C.

Gambar 2. Tampilan Cell Range dan pemberian nama unik pada Cell Range.

Cell Range merupakan gabungan dari beberapa cell. Pada gambar 2. dapat kita perhatikan bahwa, Cell B5 hingga Cell B8 merupakan Cell Range B5:B8

Sedangkan untuk memberikan penamaan unik pada Cell Range seperti pada gambar 2, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

a.       Tarik Cell Range yang akan diberi penamaan unik, misal Cell Range B5:B8

b.       Klik dan pilih Name Box , lalu berilah nama sesuai yang Anda inginkan. Misal, pada contoh gambar 2. diberi nama CellRange.

c.       Lalu klik Enter.

2.      Pengertian Fungsi/Formula

Gambar 3. Penggunaan rumus fungsi pada Ms.Excel.

       Fungsi merupakan suatu rumus pada Ms.Excel yang ditulis dengan diawali tanda = (sama dengan) pada suatu cell dengan diikuti rumus fungsi yang akan dipakai.

3.      Kesalahan Yang Biasa Terjadi Pada Penulisan Fungsi

Gambar 4. Contoh kesalahan yang biasa terjadi pada penulisan fungsi di Ms.Excel.

a.     Kesalahan #NULL!

   Dapat dilihat pada gambar 4, kesalahan #NULL terjadi karena pemisah pada cell range tidak benar, yaitu menggunakan spasi. Seharusnya dalam memisahkan menggunakan tanda “,” (koma).

 

b.     Kesalahan #DIV/0!

  Terjadi karena membagi sebuah angka dengan nilai 0 (nol). Padahal sebuah angka yang dibagi dengan 0 (nol) hasilnya tidak terdefinisikan.

 

c.     Kesalahan #VALUE!

    Terjadi karena rumus yang dimasukkan yakni Cell nya bertipe tidak berupa angka namun teks, sehingga tidak dapat dihitung.

 

d.     Kesalahan #NAME?

   Terjadi karena fungsi yang dituliskan datanya / nama cell nya tidak terdapat pada Excel tersebut atau belum diinputkan.

 

e.     Kesalahan NUM!

    Terjadi karena angka yang dimasukkan dalam excel hasilnya melebihi kapasitas, sehingga excel tidak dapat menampilkannya.

 

f.      Kesalahan N/A!

    Terjadi karena rumus yang dimasukkan tidak sesuai dengan logika pada Ms.Excel.

4.      Jenis-jenis Fungsi Yang Digunakan Pada Ms.Excel

a.       Fungsi Teks

Gambar 5. Contoh penerapan fungsi teks pada Ms.Excel.

1).  Fungsi Left

  Digunakan untuk mengambil sejumlah karakter yang diinginkan dari sebelah kiri.Contoh pada gambar 5,  seperti yang diterapkan pada Cell C3 menggunakan formula : =LEFT(Cell data yang akan diambil, banyaknya huruf yang ingin diambil dari sebelah kiri).

2). Fungsi Mid

           Digunakan untuk mengambil sejumlah karakter yang diinginkan dari posisi tertentu.

 

3) Fungsi Right

           Digunakan untuk mengambil sejumlah karakter yang diinginkan dari sebelah kanan.

 

4). Fungsi Len

           Digunakan untuk mengetahui berapa banyak karakter yang ada dan sudah termasuk dengan spasinya. Jika ingin mengetahui jumlah karakter murni / aslinya, maka dapat langsung dikurangkan dengan banyaknya spasi yang ada pada karakter tersebut seperti yang sudah tercantum pada contoh gambar 5.

 

5). Fungsi Lower

           Digunakan untuk merubah teks dari huruf besar ke huruf kecil seperti pada contoh gambar 5.

 

6). Fungsi Upper

         Digunakan untuk merubah teks menjadi huruf kecil seperti pada contoh gambar 5.

 

7). Fungsi Proper

         Digunakan untuk merubah teks disetiap awalan kata setelah spasi menjadi huruf besar, seperti pada contoh gambar 5.

 

8). Fungsi Concatenate

Yakni fungsi yang digunakan untuk menggabungkan beberapa string teks menjadi satu, seperti yang dapat dilihat pada gambar 6.

              

Gambar 6. Contoh penerapan fungsi Concatenate pada Ms.Excel.

a.       Fungsi Date Time.

1)      Fungsi Time

Digunakan untuk menampilkan waktu dengan rumus =TIME(Jam,Menit,Detik)

Misal : =TIME(21,27,29)

Maka akan muncul 09:27PM

2)      Fungsi Date

Digunakan untuk menuliskan tanggal dengan rumus =DATE(Tahun,Bulan,Tanggal)

Misal : =DATE(2020,09,30)

Maka hasilnya 09/30/2020

 

b.       Fungsi Matematika

   Yakni ada salah satunya yaitu fungsi MOD, yang berguna untuk menunjukkan nilai sisa dari hasil pembagian dengan rumus : =MOD(nilai,pembagi)

Misal : =MOD(29,6)

Maka hasilnya yaitu sisa 5.

 

c.       Fungsi Logika

1). Fungsi IF, untuk menyatakan logika yang memiliki perintah salah atau benar.

Gambar 7. Contoh penerapan fungsi IF pada Ms.Excel.